Cara Efektif Melakukan Task Management Dengan Metode Terbaik
Keterampilan task management adalah kompetensi yang dapat meningkatkan produktivitas Anda dan memanfaatkan waktu yang Anda miliki secara efektif.
Ini adalah salah satu soft skill yang sangat berguna bagi berbagai profesi dan situasi profesional. Manajemen waktu merupakan hal yang penting bagi karyawan, apapun bidangnya.
Dengan memiliki keterampilan ini, karyawan dapat mengurangi waktu pengerjaan tugas-tugas yang kurang penting sehingga mereka dapat fokus pada hal-hal yang lebih penting.
1. 5 Metode Task Management
Berikut berbagai metode task management yang dapat digunakan:
1. Strategi satu tugas dalam satu waktu
Saat Anda merencanakan berbagai hal yang ingin dilakukan pada hari atau minggu ke depan, susun strategi untuk melakukan satu tugas pada satu waktu yang ditentukan. Buatlah daftar tugas yang perlu Anda selesaikan, kemudian alokasikan waktu khusus untuk fokus pada tugas-tugas tersebut.
Selama periode waktu yang telah Anda tentukan, kurangi gangguan dengan menonaktifkan notifikasi pada perangkat Anda ataupun mematikan perangkat tersebut. Selain itu, beri tahu karyawan lain bahwa Anda sedang fokus untuk menyelesaikan tugas penting.
Berfokus pada satu tugas dalam satu waktu memungkinkan Anda untuk mengerahkan seluruh energi dan upaya Anda pada tugas tersebut. Hal ini tidak hanya mengurangi risiko terjadinya kesalahan, tetapi juga memastikan bahwa Anda mampu memberikan hasil yang berkualitas tinggi, sehingga memenuhi ekspektasi klien atau atasan Anda.
2. Metode Eat the Frog
Metode Eat the Frog merupakan penyelesaian berbagai tugas yang lebih memakan waktu atau rumit terlebih dahulu sebelum beralih ke tugas yang lebih mudah.
Ketika Anda membuat jadwal, letakkan tugas-tugas yang penting dan membutuhkan banyak waktu di bagian atas daftar, bahkan jika Anda tidak begitu suka melakukannya.
Ini akan mendorong Anda untuk menyelesaikan tugas-tugas tersebut ketika semangat Anda paling tinggi pada awal hari, dan memastikan Anda untuk menyelesaikannya tepat waktu.
Sisakan tugas-tugas yang lebih sederhana untuk dilakukan setelahnya, sehingga Anda terpacu untuk mengerjakan tugas-tugas yang lebih menantang sebelum beralih ke tugas-tugas yang lebih mudah.
3. Metode Kanban
Metode ini menggunakan kartu, kolom, atau papan dengan terdapat tiga kolom untuk mengorganisasi pekerjaan Anda: hal yang harus dilakukan, sedang dalam proses, dan sudah selesai.
Anda dapat menuliskan tugas Anda ke dalam kolom-kolom ini untuk membantu Anda memahami tugas yang sedang Anda kerjakan dan tugas berikutnya yang perlu diselesaikan dalam waktu dekat.
Setelah menyelesaikan suatu tugas, Anda dapat memindahkannya ke kolom “selesai" agar Anda dapat jelas melihat pencapaian Anda terkait tugas-tugas yang sudah diselesaikan.
Melihat tugas-tugas yang telah Anda selesaikan dapat memotivasi Anda untuk terus produktif dan menambahkan lebih banyak tugas ke dalam kolom "selesai".
Dalam penggunaan metode Kanban, Anda dapat fleksibel dengan memakai kode warna atau kategori yang lebih spesifik untuk mengatur tugas berdasarkan penggolongan seperti jenis klien atau proyek yang sedang dikerjakan.
4. Grocery Lists
Metode Grocery Lists, atau juga dikenal sebagai to-do list adalah cara yang lebih sederhana untuk mengatur tugas Anda dengan menyusunnya dalam daftar yang mudah dipahami, serta mencantumkan tanggal jatuh tempo di sebelahnya.
Hal ini mempercepat pengecekan tugas dengan melihat tugas apa yang perlu diselesaikan berikutnya, memungkinkan Anda untuk cepat beralih dari satu tugas ke tugas lainnya.
Grocery Lists memungkinkan Anda untuk menandai tugas yang telah selesai, sehingga memberikan perasaan puas bahwa Anda telah menyelesaikan tugas penting.
Metode ini merupakan metode task management yang sangat efektif ketika Anda memiliki tugas-tugas dengan tingkat kesulitan yang setara dan tidak memerlukan detail tekait kemajuan pengerjaan tugas.
5. Baris dan kolom
Jika Anda memiliki beragam proyek dan tugas yang perlu diprioritaskan secara bersamaan, Anda dapat mengaturnya secara efisien dengan menggunakan spreadsheet.
Anda bisa menuliskan setiap proyek dalam kolom-kolom terpisah, kemudian membuat daftar tindakan yang diperlukan untuk menyelesaikan masing-masing tugas dalam proyek tersebut. Anda dapat menggunakan pengkodean warna untuk mengindikasikan tingkat kepentingan setiap tugas.
Dengan cara ini, akan terlihat jelas gambaran jumlah tugas, waktu, dan energi yang harus Anda kerahkan untuk menyelesaikan setiap proyek. Menuliskan masing-masing tugas di bawah setiap proyek membantu untuk membuatnya terasa lebih mudah dikerjakan dan diselesaikan.
2. Cara Efektif Dalam Melakukan Task Management
Berikut beberapa cara untuk melakukan task management dengan efektif:
1. Melakukan penjadwalan yang optimal
Penting untuk menjadwalkan tugas Anda agar Anda dapat mengatur pengerjaan tugas dengan efisien. Mengatur jadwal yang terstruktur berperan besar dalam memanfaatkan waktu kerja Anda secara maksimal dan terhindar dari gangguan. Mempertahankan jadwal harian, mingguan, dan bulanan memastikan Anda dapat melihat jelas semua tugas yang harus dilakukan, sehingga Anda bisa memperkirakan berapa lama waktu yang diperlukan atau mengutamakan tugas yang paling penting.
2. Memproritaskan tugas dengan efektif
Beberapa tugas dapat lebih mendesak untuk dikerjakan dibanding tugas lainnya. Dengan Anda berkemampuan untuk tepat menentukan urgensinya dan melaksanakannya berdasarkan prioritas, Anda akan meningkatkan jumlah serta kualitas terkait tugas yang Anda kerjakan.
Prioritas merupakan bagian dari penjadwalan yang efisien, karena Anda dapat melakukan lebih banyak tugas sambil mengerahkan energi dan fokus lebih pada tugas dengan tingkat kepentingan yang lebih tinggi.
3. Melakukan manajemen beban kerja
Walaupun dengan memaksimalkan pemanfaatan waktu untuk menyelesaikan tugas-tugas dapat meningkatkan produktivitas Anda dalam waktu yang singkat, hal ini juga dapat menyebabkan Anda merasa lelah dan bosan dalam jangka panjang.
Mengukur kapasitas Anda dan merencanakan tugas dengan bijak adalah bagian penting dalam manajemen tugas.
Hal ini akan membantu Anda tetap produktif dalam jangka panjang, sehingga Anda menjadi kandidat yang menarik bagi pemberi kerja.
4. Memperhatikan dengan detail
Menilai tingkat kepentingan tugas memerlukan kemampuan untuk fokus pada detail. Keterampilan ini menjadikan Anda dapat memperkirakan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap tugas, yang pada akhirnya berdampak positif pada penjadwalan Anda.
Selain membantu Anda dalam menentukan prioritas dan menyusun jadwal tugas, memiliki perhatian terhadap detail juga membuat Anda cenderung lebih sukses dalam menyelesaikan tugas.
5. Mampu menangani permasalahan
Ketika Anda sedang mengerjakan tugas, situasi dapat berjalan tidak sesuai dengan rencana. Kemampuan untuk segera mengidentifikasi berbagai permasalahan yang muncul dan mencari solusinya merupakan hal penting dalam task management.
Kemampuan ini membantu Anda untuk menghindari penundaan dalam menyelesaikan tugas dan mencegah pengulangan masalah.
Demikian berbagai metode task management serta cara efektif dalam melakukannya. Dengan memiliki keterampilan task management, Anda dapat meningkatkan produktivitas dan efisiensi dalam bekerja.
Kunjungi website kami untuk mendapatkan berbagai insight menarik seputar kerja dan bisnis yang mendukung perkembangan Anda.
Related Posts